Personvernerklæring

Informasjon om behandling av personopplysninger i Statens Graderte Plattformtjenester (SGP). Denne personvernerklæringen tar for seg hvordan SGP samler inn og behandler personopplysninger.

Behandlingsansvar

SGP er behandligsansvarlig for behandlingen. Se kontaktinformasjon nederst i denne erklæringen.

I hvilke tilfeller behandler SGP personopplysninger?

Vi behandler i hovedsak personopplysninger om deg i de følgende tilfeller:

• Du har bedt om innsyn etter offentleglova
• Du har søkt jobb hos oss
• Du er journalist og har tatt kontakt med oss for en uttalelse

Statistikk og analyse

SGP samler inn opplysninger om besøkende på våre nettsider. Formålet med å behandle personopplysninger i forbindelse med statistikk er å forbedre og videreutvikle våre nettsider. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er:

• Hvor mange som besøker ulike sider
• Hvor lenge besøket varer
• Hvilke nettsteder brukerne kommer fra
• Hvilke nettlesere som benyttes

Behandling av personopplysninger ved henvendelser

SGP er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger virksomheten innhenter og som kommer inn gjennom henvendelser til oss. Vi behandler personopplysninger for å utføre oppgaver vi er satt til å gjøre og fordi vi har ett rettslig grunnlag for å behandle opplysningene.

Rekruttering – jobbsøkere

Dersom du søker på en utlyst stilling hos SGP må vi behandle personopplysninger om deg for å kunne behandle din søknad. Ansettelsesprosessen innebærer behandling av de opplysningene du gir til oss gjennom dokumentene du sender inn, blant annet søknad, CV, vitnemål og attester. I tillegg til eventuelt intervju, kan SGP gjennomføre samtaler med referansene du har oppgitt til oss.

SGP bruker søkeportalen Jobbnorge til å administrere innsendte søknader.

Informasjonskapsler på SGPs nettside

Informasjonskapsler, ofte kalt cookies, er små tekstfiler som en nettside kan forespørre din nettleser om å lagre på din datamaskin. Når du besøker samme nettside igjen, vil nettleseren sende inn informasjonskapslene sammen med forespørselen om sideinnholdet. På denne måten vil nettsiden vite at det er samme bruker som besøkte siden tidligere.

Det er helt opp til deg om det skal lagres informasjonskapsler, og om disse skal sendes tilbake til nettsiden. Informasjonskapsler slettes automatisk etter en viss tid, angitt av nettsiden.

Oppbevaring av personopplysninger

Personopplysninger som SGP behandler kan bli helt eller delvis lagret på følgende måter:

• Elektronisk saksbehandlersystem
• Digitalt arkiv
• Registrene til Nasjonal sikkerhetsmyndighet

SGP oppbevarer opplysningene så lenge det er nødvendig for å utføre våre lovpålagte oppgaver, og i samsvar med gjeldende regelverk. Opplysninger vil som hovedregel slettes når dette behovet faller bort, med mindre vi har lovpålagt plikt til å oppbevare dem etter annet lovverk, som arkivloven eller sikkerhetsloven.

Hvem som har tilgang til opplysningene dine

Ansatte i SGP behandler kun personopplysninger når det er nødvendig for å få utført oppgavene de er lovpålagt å gjøre. Alle medarbeiderne har taushetsplikt.

I tillegg kan eksterne aktører få tilgang til dine personopplysninger, for eksempel ved tilsyn eller i forbindelse med rekruttering.

Informasjonsdeling med tredjepart

Når vi skal hente personopplysninger eller bestille en tjeneste fra en annen virksomhet (for eksempel et digitalt arkivsystem) stiller vi strenge krav for å beskytte dine personopplysninger.

Eksterne leverandører og databehandlere må kunne dokumentere at de leverer høy informasjonssikkerhet for sine tjenester for at vi skal kunne benytte oss av disse tjenestene.

Vi inngår i tillegg databehandleravtaler etter gjeldende lov. En slik avtale tydeliggjør ansvaret til både SGP og databehandleren slik at hver part vet hva deres oppgave er, og informasjonen ikke blir behandlet tilfeldig.

SGP har avtaler med følgende databehandlere:

• Leverandører av IKT-tjenester
• DFØ (direktoratet for økonomistyring)
• Jobbnorge (rekruttering)

Dine rettigheter

Du har en rekke rettigheter etter personvernlovgivningen.

Innsyn i egne opplysninger

I utgangspunktet kan du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg.

Korrigering av personopplysninger

I utgangspunktet kan du be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.

Sletting av personopplysninger

I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv. Til orientering finnes det en del bestemmelser i sikkerhetsloven og annet regelverk som innebærer begrensninger i utøvelsen av din rettighet til sletting. Dette som følge av SGPs lovpålagte plikt til å lagre personopplysninger i tråd med sikkerhetslovens og arkivlovens bestemmelser.

Sletting av personopplysninger

I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.

Protestere mot en behandling av personopplysninger

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i oppgavene våre eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på behandlingen av opplysninger om deg.

Personvernombud

Det er opprettet et personvernombud for SGP. Personvernombudet skal påse at kravene til behandling av personopplysninger blir fulgt, og være en ressursperson som styrker virksomhetens kunnskap om personvern.

Personvernombudets hovedoppgaver omfatter blant annet å:

• Være kontaktpunkt for de registrerte, og mellom Datatilsynet og virksomheten
• Informere og gi råd til virksomheten og de ansatte om de forpliktelser som følger av regelverket
• Kontrollere etterlevelse av personopplysningsloven og virksomhetens retningslinjer for personvern
• Gi råd om og delta i arbeidet med konsekvensanalyser i medhold av forordningen art. 39 1 c)
• Samarbeide med Datatilsynet

Kontaktinformasjon til Personvernombudet i SGP:

Kontakt SGP

Du kan utøve rettighetene dine (eller stille spørsmål om denne erklæringen) ved å sende en e-post tilpostmottak@sgp.norgov.no
Hvis du har spørsmål som er knyttet til denne personvernerklæringen eller ansvaret vårt som behandlingsansvarlig, har du krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen én måned.